Những lỗi thường gặp khi thiết kế PowerPoint

Những lỗi thường gặp khi thiết kế PowerPoint

Để tạo nên những bài PowerPoint thu hút cho những buổi thuyết trình quan trọng, bạn cần tránh mắc phải những lỗi cơ bản trong thiết kế PowerPoint.

– download office 2010

– thêm check box khi soạn văn bản

– Kiếm hàng 1000 usd mỗi tháng trên youtube
1. Font chữ không đồng nhất hoặc khó đọc
Sử dụng font chữ đồng bộ theo các slide giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và cẩn thận khi thiết kế PowerPoint. Để hạn chế tình trạng dùng quá nhiều font, đặc biệt là những kiểu chữ uốn lượn, làm rối mắt người đọc thì bạn nên sử dụng thống nhất một theme, lựa chọn font dễ nhìn, hiển thị tốt chữ Tiếng Việt có dấu, đặc biệt là các ký tự có 2 dấu như ấ, ừ, ố (nếu nội dung bằng Tiếng Việt). Chỉ nên dùng tối đa 2 – 3 font cho một bài thuyết trình hoàn chỉnh.

2. Cỡ chữ quá nhỏ
Khi nhìn trên máy tính, mắt bạn ở cự ly gần nên sẽ thấy chữ lớn. Tuy nhiên, bài thuyết trình dùng để chiếu trên màn hình trong khán phòng nên những người ngồi xa có thể sẽ phải nhíu mày liên tục để theo kịp phần chữ trên slide. Để hạn chế điều này, bạn nên sử dụng cỡ chữ khoảng 36pt trở lên cho tựa đề và ít nhất 24pt với phần nội dung còn lại. Viết ngắn với kiểu chữ đồng nhất, dễ đọc, cỡ chữ vừa phải sẽ giúp những trang thuyết trình của bạn dễ đọc và có điểm nhấn riêng. Chữ quá to cũng không phải là ý hay, trừ khi bạn muốn nổi bật ý cần diễn đạt.

3. Chữ nhiều và dày đặc
Chữ xuất hiện dày đặc trong một slide làm người xem giảm tập trung vì mất thời gian đọc nội dung trên slide, đồng thời khiến bài thuyết trình của bạn trở nên nhàm chán vì những gì bạn nói cũng giống hệt nội dung trong slide.

Hãy viết ngắn gọn thành các ý nhỏ, sử dụng các gạch đầu dòng và đánh số (bullets & numbering) để hệ thống ý đồng thời giúp người xem dễ dàng tiếp thu nội dung chỉ bằng cách đọc lướt slide, tối ưu từ 3 – 5 dòng/slide thì sẽ đẹp mắt. Cần tránh sử dụng nhiều chữ in hoa liên tục trong slide mà nên viết bình thường do chữ in hoa cản trở khả năng đọc nhanh và tạo cảm giác người thuyết trình đang la hét vào khán giả. Ngoài ra, sử dụng hình ảnh thay thế cho từ ngữ cũng là một biện pháp hữu hiệu để thu hút mọi người theo dõi bài thuyết trình.

4. Hình ảnh không phù hợp, không rõ
Cũng như chữ, hình ảnh quá nhỏ sẽ khó đọc, quá to nhưng chất lượng kém thì sẽ bị nhòe, vỡ nét, kéo hình ảnh không đúng tỷ lệ thì bị méo mó. Ngoài ra, hình ảnh nhiều nhưng màu sắc chỏi nhau hoặc không cùng phong cách cũng khiến slide trở nên rối rắm và cẩu thả. Để hạn chế các lỗi này, bạn cần lựa chọn sử dụng các hình ảnh chất lượng, rõ nét, cùng phong cách, đúng tỷ lệ ảnh. Tùy theo nội dung bài PowerPoint và đối tượng người tham dự mà bạn lựa chọn hình ảnh phù hợp. Mỗi slide chỉ nên dùng tối đa 3 ảnh để người xem không bị mất tập trung. Nếu dùng hình ảnh làm nền thì chú ý điều chỉnh màu sắc chữ phù hợp với hình ảnh.

5. Màu sắc quá chói hoặc quá chìm
Nền (Background) trong slide sử dụng màu quá sặc sỡ sẽ khiến người xem không dám nhìn slide vì bị chói hay nhức mắt. Nên sử dụng nền có màu lạnh hoặc các màu nóng tông nhạt, không gây khó chịu. Tùy theo màu nền, ta sẽ chọn màu sắc chữ tương phản để tránh tình huống chữ bị hòa vào nền, không đọc được. Ví dụ: nền xanh đen & chữ trắng hoặc vàng, nền trắng & chữ xanh, nền xám nhạt & chữ đỏ…

6. Hiệu ứng liên tục
Việc sử dụng Animations và Transitions trong PowerPoint 2010 với các hiệu ứng đa dạng, sống động sẽ tạo được sự hứng thú ở người xem. Tuy nhiên, chuyển động quá nhiều, loạn xạ không theo quy tắc hay mục đích cụ thể chỉ khiến khán giả nhanh chóng mệt mỏi và không tập trung nữa. Để hạn chế điều này, bạn nên dùng Animations ở mức độ tương đối, hiệu ứng đơn giản và có tính đồng bộ giữa các slide. Hạn chế tạo chuyển động quá nhiều ở phần chữ và chú ý thời gian của mỗi hiệu ứng để không phải chờ quá lâu trước khi chuyển sang slide kế tiếp.

7. Không chuẩn bị trước dàn ý
Việc tạo một bài thuyết trình sẽ mất rất nhiều thời gian nếu bạn không biết phải nói gì và bắt đầu từ đâu. Trước khi bắt tay vào làm một bài PowerPoint, hãy suy nghĩ ý tưởng, lưu ý đối tượng người nghe, lên dàn ý phù hợp và tạo mục lục cho các phần. Nên có một slide tóm tắt những nội dung sẽ trình bày ở đầu bài để nhắc bạn và người xem biết đường đi trong bài nói của bạn.

Bài thuyết trình PowerPoint tránh được 7 lỗi thường gặp này sẽ mang đến hiệu quả cao trong thuyết trình, giúp khán giả dễ theo dõi hơn. Hãy thử kiểm tra một bài PowerPoint bạn vừa tạo gần đây và đối chiếu với các lỗi trên để biết bạn thường mắc phải những vấn đề gì và điều chỉnh lại trong những lần sau nhé. Ngoài ra, bạn cũng nên tham gia khóa học trực tuyến PowerPoint để thành thạo hơn trong thao tác và áp dụng ngay vào công việc. Khi đó, bạn sẽ thực sự làm chủ kỹ năng PowerPoint và tạo được một bài thuyết trình hơn cả mong đợi.